Многие считают, что основная и единственная обязанность секретаря — отвечать на телефонные звонки. Однако сейчас требования, предъявляемые работодателем к соискателям этой должности, изменились.

Знание того, как нужно выглядеть на работе, правильно вести телефонные переговоры и личные беседы, может пригодиться не только секретарям, но и бухгалтерам, которых тоже касаются эти проблемы.

Функции каждого сотрудника во многом зависят от специфики работы компании и ее кадрового состава. Сейчас в фирмах нередко встречаются секретари, которые помимо своей основной работы еще и помогают бухгалтерии. Чтобы устроиться на такую работу, соискателям кроме перечисленных выше требований необходимо знать основы бухучета и права.

Такой специалист не только отвечает на телефонные звонки, но еще и занимается оформлением первичных учетных документов, подшивает их в дела. Такая помощь с его стороны очень важна для бухгалтеров — ведь квалифицированный секретарь может сэкономить до 30 процентов свободного времени своего руководителя или работников бухгалтерии. Естественно, что секретарь такого уровня должен быть коммуникабельным, так как его работа всегда связана с людьми.

Секретарь — «визитная карточка фирмы». Большое значение имеет первое впечатление, которое практически невозможно затем изменить. Пришедшие в приемную люди в первую очередь реагируют на поведение секретаря, его манеры и тембр голоса. Нельзя сбрасывать со счетов внешний вид, улыбку и прическу. Секретарь должен выглядеть безупречно при любых обстоятельствах, независимо от погоды, доходов и настроения. На работу предпочтительнее являться в строгом деловом костюме неяркого цвета. К прическе тоже предъявляются весьма жесткие требования: волосы не должны быть слишком длинными, но и стричься «под мальчика» не стоит.

В любом коллективе неизбежны конфликты. В работе, которая тесно связана с людьми, их, конечно, избежать не удается. Очень часто причиной разногласий являются плохое настроение и раздражительность кого-то из работников. Для того чтобы помочь человеку преодолеть стресс, потребуется немало терпения. Главное — не отвечать агрессией на агрессию, быть спокойным, продемонстрировать понимание и сочувствие.

Похожие материалы

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *